معاونت تحقیقات و فناوری

مدیریت اطلاع رسانی پزشکی و تامین منابع علمی

          وجین یکی از معیارهای ارزیابی کیفیت و کارآیی کتابخانه­ ها است. از وجین در علم کتابداری به تصفیه و پالایش مجموعه کتابخانه از مواد اطلاعاتی بی­ استفاده و یا از رده خارج و یا موادی که به ندرت از آن­ها استفاده می­شود، تعبیر شده است. برای آنکه کتابخانه تبدیل به انبار مرده از کتاب و سایر منابع اطلاعاتی بلااستفاده نگردد؛ عمل وجین منابع امری ضروری است. کتابخانه برای حفظ پویایی مجموعه خود از یک سو نیازمند افزودن منابع روزآمد و مورد نیاز بوده و از سویی دیگر لازم است منابعی که به هر دلیل جایگاه خود را در تأمین نیاز اطلاعاتی استفاده کنندگان از دست می­ دهند، از مجموعه خارج نمایند. افزودن منابع بدون پیراستن آن در دراز مدت از کارایی مجموعه می­ کاهد. مطلوب است به صورت سالانه 20 درصد کتاب­ها در مجموعه جایگزین شوند، البته الگوی وجین با توجه به الگوهای کاربران در استفاده از منابع اطلاعاتی ممکن است متفاوت باشد.

     با توجه به اهمیت کنترل، رشد مجموعه کتابخانه و حفظ روزآمدی و پویایی آن و کمبود فضا، وجین یکی از ضروری­ ترین اقدامات دوره ­ای در هر کتابخانه می ­باشد. لازم به ذکر است که منابع اطلاعاتی مورد نظر در کتابخانه­ ها شامل: کتب، نشریات ادواری و مواد دیداری و شنیداری می ­باشد ولی مواد و تبصره ­های  این آیین نامه جهت وجین کتب و نشریات تدوین شده است. درخصوص کتب پزشکی هر چهار سال نیاز به بازبینی و تغییر دارد. انجام وجین مستلزم هماهنگی با مدیران گروه های آموزشی است.

     با توجه به اهمیت موضوع، آیین نامه ذیل با به ره­گیری از معیارهای علمی رایج به عنوان یک راهنما جهت وجین مجموعه در مدیریت اطلاع رسانی و تأمین منابع علمی (کتابخانه مرکزی) دانشگاه علوم پزشکی ارومیه تدوین شده است.

 ماده 1: تعریف وجین

     وجین فرآیندی است که از طریق آن کتاب­های زائد و یا بی­ استفاده از مجموعه خارج می­ گردد، به عبارتی روند خارج نمودن منظم منابع از مجموعه اصلی کتابخانه به صورت دائم یا موقت را وجین گویند. منابع به علت قدیمی بودن، کهنه شدن و یا استفاده کم، از مجموعه خارج می شوند تا با منابع جدید و نو جایگزین شوند.

ماده 2: اهداف وجین منابع کتابخانه

     از آنجا که مجموعه کتابخانه یک ارگانیسم در حال رشد محسوب می­ گردد، لذا وجین ابزاری است برای وصول به اهداف ذیل:

1)     ایجاد فضای مناسب برای منابع اطلاعاتی جدید و رشد مجموعه در راستای نیازهای اطلاعاتی کاربران

2)     پویا و زنده نگه داشتن منابع کتابخانه

ماده 3: معیارها و ضوابط وجین

1)  منابع فرسوده و غیرقابل استفاده که ارزش علمی یا تاریخی ندارند و نگهداری آن­ها موجب اشغال فضا، صرف هزینه نگهداری و آلودگی سایر منابع خواهد شد.

2)  منابع علمی که به لحاظ محتوایی و تاریخی ارزش علمی ندارند. این معیار بیش­تر در خصوص کتاب­های علمی صدق می­ کند که ویرایش قدیمی با ورود ویرایش جدیدتر منسوخ می ­گردد. بنابراین لازم است که ویرایش قدیمی از مجموعه وجین شده و درصورت نیاز، یک نسخه از ویرایش قبلی منبع، در کتابخانه نگهداری شود.

3)  نسخه ­های تکراری و مازاد بر نیاز و نیز ویرایش­ های قدیمی که با  نسخه های به روز و یا فرمت الکترونیکی منابع جایگزین شده اند.

4)  منابع درسی که به مروز زمان اعتبار محتوایی خود را از دست داده و کم ارزش شده­ اند.

5)  منابع فرسوده با وضع ظاهری نامناسب (نقصان، آسیب دیدگی فیزیکی، پارگی و ...) را می­ توان از مجموعه خارج کرد.

6)   لازم است دفعات استفاده و یا به امانت رفتن یک کتاب برای بررسی میزان استفاده از کتاب هایی که بسیار کم و یا بی ­استفاده و واجد شرایط وجین می ­باشد، استخراج و ضمیمه­ ی درخواست وجین شود. بخش گردش و امانت از طریق بررسی برگه ­های امانت کتاب و یا از طریق رایانه قادر به استخراج تعداد امانت کتاب­ها در بازه زمانی موردنظر می ­باشد.

7)  نسخ قدیمی یا منابعی که بی ­استفاده هستند. منابعی که حداقل 3 سال پس از زمان ثبت مورد استفاده مراجعه کنندگان نبوده، از مجموعه وجین و منابع مفیدتر جایگزین خواهد شد.

8)  در مورد نشریات ادواری و مجلات صرفاً مواردی که به صورت تکی و یا اهدایی ارسال شده ­اند و از نظر محدوده زمانی قدیمی (بیش از 2 سال از انتشار آن گذشته باشد) و در حال حاضر نیز نسخ روزآمد آنها به کتابخانه مربوطه نیز ارسال نمی­ گردد، مشمول  وجین می­ باشند.

*تبصره1: کتاب­هایی که ضرورتی جهت حفظ تعداد نسخ تکراری آنها در مجموعه وجود ندارد نیز شامل این ماده می­ گردند.

ماده 4: منابع مستثنی از وجین

1)     منابع هسته در هر رشته و گرایش علوم پزشکی

2)     منابع نفیس تاریخی و هنری

3)     کتاب­های خطی و چاپ سنگی و کتاب­های نفیس

4)     (منابع مرجع) اطلس­ها و دایره المعارف و ...

*تبصره 2: کتاب­هایی با موضوعات ادبی، سیاسی، تاریخی، مذهبی و کلیات شامل تعریف و روند وجین نمی­ شوند.

ماده 5: مسئولیت وجین منابع 

         مسئولیت اصلی وجین منابع با کمیته وجین (متشکل از مدیر اطلاع رسانی یا نماینده ایشان، مسئول کتابخانه دانشکده ­ای یا بیمارستانی، مسئولین بخش امانت، فهرست نویسی و رده بندی و کتابدار مرجع است و مسئول کتابخانه بر حسن اجرای عملیات وجین نظارت دارد.

*تبصره3: در کتابخانه ­های دانشکده ­ای و بیمارستانی امور وجین توسط کتابدار و با نظارت کمیته وجین یا کارشناسان متناظر امانت، فهرست نویسی، رده بندی و مرجع دانشکده یا بیمارستان انجام خواهد شد. در صورت نبود هریک از افراد در واحدهای تابعه، کارشناس اطلاع رسانی واحد مدیریت اطلاع رسانی  امر نظارت بر وجین را عهده دار است.

ماده 6: اعضای کمیته وجین مدیریت اطلاع رسانی و تأمین منابع علمی (کتابخانه مرکزی)

1)     مدیریت اطلاع رسانی و تأمین منابع علمی یا نماینده  ایشان (رئیس کتابخانه مرکزی)

2)     کارشناس مسئول بخش اطلاع رسانی

3)     کارشناس مسئول بخش سفارشات

4)     کارشناس میز امانت

ماده 7: اعضای کمیته وجین در کتابخانه های دانشکده ­ای و بیمارستانی

1) مسئول کتابخانه

2) کارشناسان متناظر بخش امانت، سفارشات، فهرست نویسی، رده بندی و مرجع یا حضور نماینده مدیریت  اطلاع رسانی

ماده 8: مراحل انجام وجین

کتابخانه موظف است براساس معیارهای ذکر شده در ماده 3 و ماده 4 نسبت به شناسایی و انتخاب و جمع آوری منابعی که باید وجین شوند، اقدام نماید.

مسئول کتابخانه لازم است پس از شناسایی منابع وجینی، اعضای کمیته وجین را جهت بررسی و تصمیم گیری نهایی در جریان قرار دهد.

لیست منابع وجین شده در دانشکده/ بیمارستان در قالب (شامل: ردیف، عنوان، مؤلف، سال نشر، شماره ثبت و شماره راهنما، شماره مدرک) به همراه صورتجلسه کمیته وجین، به مدیریت اطلاع رسانی و تأمین منابع علمی (کتابخانه مرکزی) ارسال گردد.

تصمیم گیری نهایی در رابطه با نحوه توزیع یا جایگزینی کتاب­های وجین شده مراکز برعهده مدیریت اطلاع رسانی و تأمین منابع علمی (کتابخانه مرکزی) است و مراتب به صورت کتبی به واحد مربوطه اعلام می ­شود.

ماده 9: ابزارهای وجین

          نظرات و تجربیات کتابداران با سابقه، گروه های کارشناسی وجین منابع، مراجعه کنندگان مهم­ترین ابزار وجین منابع می ­باشند؛ ولی به نظر می­ رسد کتابداران بهترین افراد جهت انجام وجین باشند زیرا اولاً بیشتر از سایرین با مجموعه خود آشنا هستند، ثانیاً بهتر از دیگران از نیازهای مراجعه کنندگان خود آگاهند. در نهایت اصلاح و حذف رکوردهای کتاب­های وجین شده از پایگاه (فهرست کتابخانه) بر عهده کارشناسان بخش فهرستنویسی می ­باشد.

ماده10: روش کار

1) مجموعه به ترتیب رده ­ه ای موضوعی، قرنطینه شده و کتاب­ها مورد بررسی و وجین قرار می­ گیرند. روش اجرایی کار نیز به شرح ذیل می ­باشد:

1)     تهیه ­ی لیست های وجین منابع و ارجاع به بخش سفارشات

2)     بررسی سیاهه واصله منابع وجینی در گروه­های کارشناسی وجین منابع

3)     طرح نظرات گروه ­های کارشناسی وجین منابع، جهت اتخاذ تصمیم نهایی

4)     اجرای تصمیمات متخذه توسط بخش سفارشات مدیریت اطلاع رسانی و تأمین منابع (کتابخانه مرکزی) و کارشناس کتابداری دانشکده­ ها و بیمارستان­ها و تنظیم صورتجلسه تحویل منابع.

2) مسئول کتابخانه لازم است پس از شناسایی منابع وجینی، اعضای کمیته وجین را جهت بررسی و تصمیم گیری نهایی در جریان قرار دهد.

3) کتابخانه­ های تابعه موظف هستند فهرست منابع وجین شده را طبق فرم مخصوص وجین همراه با نامه ریاست دانشکده/ بیمارستان به مدیریت اطلاع رسانی و تأمین منابع علمی (کتابخانه مرکزی) جهت هماهنگی با مسئول اسناد دانشگاه ارسال نمایند.

4) کارشناسان بخش خدمات فنی لازم است پس از تأیید نهایی منابع وجین شده، منابع را از مجموعه کتابخانه خارج کرده و در دفتر ثبت در ستون ملاحظات، توضیح لازم را درج و در نهایت از نرم افزار کتابخانه حذف نمایند.

5) انتقال کتاب­های وجین شده طی سیاهه­ ای مشخص با هماهنگی مسئول اسناد دانشگاه به انبار مرکز اسناد دانشگاه جهت اقدامات بعدی انجام می گیرد.

*تبصره4: فروش، اهدا و یا انتقال کتاب های وجین شده نهایی به کتابخانه­ های دانشکده ­ای و یا مراکز آموزشی و درمانی، با تهیه صورتجلسه تحویل منابع، توسط مسئول اسناد دانشگاه می ­باشد. 

ماده 11: تغییر در مفاد آیین نامه وجین

هرگونه تغییر در مفاد این آیین نامه به پیشنهاد مدیریت اطلاع رسانی و تأمین منابع علمی (کتابخانه مرکزی) و تصویب معاونت تحقیقات و فناوری دانشگاه امکان پذیر بوده و مراتب به کتابخانه­ های تابعه اعلام خواهد شد.

این آیین نامه در 11 ماده و چهار تبصره به پیشنهاد مدیریت اطلاع رسانی و تأمین منابع علمی (کتابخانه مرکزی) تهیه و با تأیید معاونت تحقیقات و فناوری در تاریخ 30/09/1400 به تصویب رسیده است و از این پس لازم الاجرا می­باشد.